 |
Over LMS voor pathologie, uitgebreid |
Historie
Het LMS is onstaan vanuit een systeem dat oorspronkelijk in het AZG door de afdeling pathologie als intern ondersteunend proces is opgezet. Deze ontwikkeling is in samenwerking met Finalist overgezet naar een pakket van modulen dat, door introductie van diverse instelmogelijkheden, ook bij andere laboratoria inzetbaar is. De achtergrondgedachte was een systeem waarbij de registratie optimaal in het werkproces is opgenomen. Op deze wijze wordt maximale zekerheid verkregen dat geregistreerde materialen ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Tevens wordt door het gebruik van barcodes de kans op foutieve invoer aanmerkelijk verkleind.
Er is gestreefd naar maximale flexibiliteit bij koppeling naar andere systemen.
Uitgangspunt bij het systeem was primair het voorkomen van (onherstelbare) fouten.
Het systeem moest daarbij aan de volgende eisen voldoen:
• Verhoging van kwaliteit
• Verhoging van efficiëntie
• Verzamelen van management informatie
• Automatisering van de workflow.
De volgende eisen werden aan het programma gesteld:
1. Simpel in het gebruik.
Één applicatie per werkplek
Eenvoudige user interface
Weinig menu's
Zoveel mogelijk grafische presentatie
Zoveel mogelijk aansluitend bij de huidige werkwijze
2. Minimale training benodigd
Beperkte noodzaak voor invoer
Zo weinig mogelijk "losse invoer"
Minimaal aantal handelingen
Invoer m.b.v keuzelijsten
Invoer m.b.v barcode
3. Minimaal onderhoud benodigd
Interbase als databaseserver
Centrale ini-file met instellingen
Centrale opslag programma's
Automatisch loggen en afhandelen fouten / problemen
4. Maximale informatie verwerking
Alle (afwijkende) handelingen automatisch vastleggen
5. Robuust
De programmadelen moeten stabiel functioneren
6. Fouttolerant
7. Hardware eisen niet te hoog
8. In staat tot communicatie met PALGA
Modulen
De modulen zijn toegesneden op de specifieke behoeften van groepen gebruikers, uitgaande van de taken die een groep verricht. Dit betekent dat een gebruiker in principe alleen die onderdelen van het LMS te zien krijgt die voor die gebruiker van belang zijn. Toegang tot een module wordt bepaald door de functiegroep waartoe een gebruiker behoort, alsmede het werkstation waarop die gebruiker zich aanmeldt. Dit voorkomt dat een module kan worden gebruikt op een station dat niet met de benodigde randapparatuur voor die module is uitgerust.
De functionaliteit van de modules wordt voor een groot deel bepaalt door instellingen die via de systeembeheersmodule worden aangebracht. Nadat alle instellingen correct zijn ingevoerd kan de gebruiker met de diverse modulen aan de slag.
Hieronder volgt een opsomming van modules die worden gebruikt in het operationele proces en een summiere beschrijving van hun functionaliteit.
- Ontvangst
- Uitsnijden
- Printen coupelabels
- Cassettescan
- Werklijst afdrukken
- Afmelden aanvragen
- Afmelden uitzondering
- Navraag
- Ontvangst navraag
- Autoscan
- Extern materiaal
- Backup
In iedere module is het menu-onderdeel 'Programma' aanwezig. Dit biedt onder meer de mogelijkheid om de actuele status van een onderzoek te zien. De informatie die wordt getoond betreft het 'wie , wat, wanneer ' van ieder element van het onderzoek alsmede eventuele opmerkingen zoals aan het onderzoek toegevoegd. Ook is het mogelijk om hier aan een onderzoek extra opmerkingen toe te voegen.
De ontvangstmodule bevat de functionaliteit om een nieuw onderzoek aan te maken. Hierbij wordt aangegeven wie de inzender van het onderzoek is, welk type onderzoek wordt aangemaakt, hoeveel inzendingen bij het onderzoek zijn meegeleverd alsmede of er bijzonderheden aan dit onderzoek moeten worden toegekend. De nummering van het onderzoek vindt automatisch plaats, momenteel volgens de regels van het Palga-systeem. Dit is aanpasbaar. Op het moment dat een onderzoek is aangemaakt wordt dit in de database opgeslagen en automatisch worden etiketten afgedrukt die zijn voorzien van de relevante gegevens alsmede van barcodes. Vanaf dit moment wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van barcode-readers om het systeem te bedienen.
Deze module geeft de mogelijkheid om op inzendingen cassettes en kleuringen aan te vragen. Ook kunnen extra gegevens aan de diverse onderdelen worden gekoppeld die door het LMS worden gebruikt als signalering voor bijzondere acties.
De patholoog, belast met uitsnijden, scant het label op de inzending. Er vindt controle plaats of het inzendinglabel is gescand of dat het label op de kaart is gescand. Van het gescande materiaal geeft de patholoog aan hoeveel cassettes dienen te worden aangemaakt, waarna het gewenste aantal cassettes wordt bedrukt met het palga-nummer, volgnummer van de inzending en hierbinnen het volgnummer van de cassette. Momenteel wordt hierbij gebruik gemaakt van de Lamb Microwriter cassetteprinter. Meerdere typen cassetteprinter worden ondersteund.
Indien nodig kunnen extra cassettes worden afgedrukt. Indien de printer is voorzien van meerdere cassettevoorraden kan op basis van via het systeembeheer aangegeven parameters uit de afzonderlijke voorraden gekozen worden voor de cassette. Er kunnen kleuringen op het materiaal worden aangevraagd. Tevens kunnen uitzonderingsacties aan het materiaal worden toegekend, zoals bijv. ontkalken. Deze acties bepalen deels het gedrag van het programma.
Alle keuzes worden gemaakt door middel van het scannen van de gewenste keuze van een menukaart. Op deze wijze kan snel worden gewerkt en heeft men geen probleem met vervuiling en daardoor slecht functioneren van het toetsenbord.
Een samenstel van acties kan worden ondergebracht in een macro, deze kan ook weer via een scancode worden aangeroepen.
In dit voorbeeld wordt aangegeven dat de eerstvolgende aan te maken cassette de derde cassette van inzending I van onderzoek T01-60026 zal zijn, tevens wordt getoond welke kleuringen op deze cassette worden aangevraagd en dat de cassette een groene cassette zal zijn. Indien meer dan 1 cassette wordt geprint zal de eerste cassette groen zijn, de volgende cassette(s) wit.
Middels een instelling is het mogelijk om tegelijkertijd de gegevens van het onderzoek uit het DPS van Palga te tonen.
Op basis van de aangevraagde kleuringen worden de diverse labels voor de coupes afgedrukt.
Hierbij heeft men de mogelijkheid om ook labels uit de historie opnieuw af te drukken.
Dit kan zijn :
Een herhaling van een complete opdracht, alle coupes van een aan te geven onderzoek of een enkele coupe.
Deze module is van toepassing indien men tijdens het snijden van de blokjes de etiketten voor de glaasjes wil afdrukken.
Hiertoe dienen de cassettes te zijn voorzien van een barcode.
De werkwijze is als volgt:
De gebruiker meldt zich aan bij de module middels het scannen van een persoonlijke identificatiekaart.
Na aanmelding kan de gebruiker een cassette scannen waarop het LMS de labels afdrukt voor de op die cassette aangevraagde kleuringen. De gebruiker heeft de mogelijkheid via een instructiekaart opdrachten te scannen voor eventuele extra kleuringen/glaasjes. De bijbehorende labels worden dan direct geproduceerd.
Dagelijks kan een werklijst worden afgedrukt waarmee men op het laboratorium kan zien welke onderzoeken op verwerking wachten. Reeds afgedrukte werklijsten kunnen opnieuw worden opgeroepen.
Hieronder ziet u het scherm waarin kan worden aangegeven van welke onderzoeken de kleuringen zijn uitgevoerd. In dit voorbeeld is de maximale verwerkingstijd overschreden voor alle onderzoeken, zodat deze in een afwijkende kleur op het scherm worden getoond. Per onderzoek is nadere informatie op te vragen.
Aanvragen die zijn afgemeld kunnen aan een patholoog worden toegekend, of automatisch over een aantal pathologen worden verdeeld.
Indien gebruik wordt gemaakt van een apparaat waar de coupes in worden doorgevoerd, (bijv. afplakmachine) kan in dit apparaat een scanner worden geplaatst die de coupes registreert, zodat deze automatisch worden gereedgemeld. Hiervoor is de module ‘Autoscan’ bedoeld.
Hierbij krijgt men een lijst van alle materiaal in nabewerking. Dit materiaal kan worden afgemeld als zijnde gereed en verder in productie genomen. Ook hierbij vindt signalering plaats indien het materiaal zich extreem lang in de nabewerking bevindt.
De patholoog heeft de mogelijkheid vanachter zijn bureau op onderzoeken nieuwe of herhalingskleuringen aan te vragen. Hierbij kan deze kiezen voor enkele kleuringen, of een verzameling van kleuringen zoals ondergebracht in een protocol.
Na bevestiging worden de aanvragen direct verzonden naar de database, en komen deze op nagenoeg hetzelfde moment tevoorschijn op het beeldscherm bij de afdeling waar de navragen worden behandeld.
Hier komen nieuwe aanvragen binnen. Deze kunnen vervolgens in bewerking worden genomen. Van de geselecteerde aanvragen die in ontvangst worden genomen kunnen direct coupelabels worden afgedrukt.
Indien gebruik wordt gemaakt van blanco coupes, kunnen deze worden gekoppeld aan nieuw aangevraagde kleuringen. Indien bij het onderzoeksdeel ( inzending/cassette ) waarop de navraag betrekking heeft ook blanco coupes zijn aangemaakt zullen de navragen in het bovenste schermdeel worden getoond. Zijn er echter geen blanco's (meer) aanwezig, dan komen de navragen automatisch in het middelste scherm naar voren.
Autoscan
Deze module werkt samen met een scanner die is geplaatst op een punt waar nagenoeg alle coupes passeren. Hierbij kunt u denken aan een afplakmachine.
De module extern materiaal verzorgt het registreren van materiaal dat van een ander laboratorium ontvangen is, of naar een ander laboratorium verzonden.
Hierbij wordt vastgelegd waar het materiaal vandaan komt, waar het naartoe is verzonden, in opdracht van wie dit is gebeurd en of het materiaal terug wordt verwacht en zo ja, wanneer het materiaal terug wordt verwacht.
De registratie is in hoge mate geintegreerd met het LMS, zodat het mogelijk is om op ontvangen cassettes of inzendingen extra kleuringen aan te vragen. Tevens ziet de patholoog dat materiaal van een geopend onderzoek eventueel niet aanwezig is zodat er ook niet per abuis nog bewerkingen op worden aangevraagd. Dit kan pas nadat het materiaal als geretourneerd is aangemeldt.
Met de module Backup kan op gezette tijden een veiligheidskopie van de database worden gemaakt. Deze kopie kan worden bewaard op een vooraf ingestelde locatie. De kopie wordt opgeslagen onder de datum en tijd waarop deze kopie is gemaakt. Om 'vollopen' van het systeem te vermijden kan een periode worden ingesteld gedurende welke een kopie wordt bewaard. Oudere kopieen worden automatisch verwijderd. Deze kopieen kunnen worden gemaakt terwijl het systeem volledig in bedrijf is. De gebruikte database ziet een aanvraag tot een kopie als een transactie, waarbij de laatste stabiele situatie van de database wordt bewaard totdat de kopieertransactie volledig is uitgevoerd. Wijzigingen in de database tijdens het maken van de kopie worden wel direct in de database opgeslagen, maar worden niet in de kopie meegenomen. Dit garandeert een kopie waarbij alle gegevenskoppelingen gegarandeerd geldig zijn.
Tevens kunnen de door het LMS gemaakte kopieën in de reguliere backupprocedure van het locale systeembeheer worden meegenomen. Op deze wijze hoeft het LMS niet buiten gebruik te worden gesteld om een veiligheidskopie te maken.
De backupmodule kan ook worden gebruikt om een veiligheidskopie terug in te lezen.
